[사업계획서] 사업비 산정 및 정산 - 운영비편

사업비의 비목은 아래와 같이 구분됩니다.

 1. 인건비

 2. 운영비

 3. 여비

 4. 업무추진비

 5. 연구용역비

 6. 유형자산

 7. 민간이전

 

오늘은 이 중 두번째인 운영비에 대해 알아보겠습니다.

 

운영비는 사업 수행에 통상적으로 소요되는 일반적인 비용입니다.

따라서, 사업을 수행하며 적은 금액으로 가장 자주 사용되는 비목이며,

세목에 따라 증빙서류가 달라 증빙에 신경을 써야하는 비목입니다.

 

운영비의 세목

운영비의 세목은 다음과 같습니다.

 - 일반수용비

 - 공공요금 및 제세

 - 특근매식비

 - 임차료

 - 시설장비 유지비

 - 유류비

 - 복리후생비

 - 일반용역비

 - 관리용역비

 - 기타운영비

 

1. 일반수용비

일반수용비는 사업 수행에 통상적으로 소요되는 기본적인 행정사무비로, 다음과 같은 용처로 사용할 수 있습니다.

○ 사업수행과정에서 소규모적으로 발생되는 물품의 구입비

○ 사업수행을 위한 원고료, 번역료, 자문료 등 전문가 활용에 따른 대가 및 사례금

○ 사업수행과정에서 발생하는 공고료 및 광고료, 수수료 및 사용료, 세미나 참가비 등

○ 교육이 주된 목적인 사업에서 수강생 등에게 지급되는 금전 또는 간식비

 

각각의 용처에 대한 세부 내용은 다음과 같습니다.

< 사무용품 및 소모성 물품구입비 >

· 필기용구, 각종 용지 등 사무용 제 잡품의 구입비

· 프린터 토너 등 행정사무용 소모성 비품 구입비

 

사무용품 및 소모성 물품구입비는 사업과의 연관성을 입증하기 까다로운 항목입니다.

어떤 경우에는 프린터 토너와 복사 용지의 사용이 사업을 위해서 사용되었음을 입증하기 위해

복사 내역을 요구하는 경우도 있기 때문에, 기업 자체 운영비가 넉넉한 상황이라면 사용을 지양하는 것을 추천합니다.

 

< 인쇄·유인비 및 안내·홍보물 등 제작비 >

· 자료 및 보고서, 책자, 각종 양식, 전단 등 업무 수행에 따른 일체의 인쇄물 및 유인물의 제작비

· 현수막ㆍ간판 등 행사안내, 홍보용 전단 및 물품의 제작비

· 간판, 명패, 감사패, 표창, 상패 등의 제작비

 

< 간행물 등 구입비 >

· 신문ㆍ잡지ㆍ관보ㆍ도서ㆍ팸플릿 전자저널 등 정기ㆍ비정기 간행물의 구입비

 

< 비품 수선비 >

· 책상, 의자, 캐비넷, 전산기기, 복사기, 전화기, TV 등 각종 사무용 비품의 수선비

※ 유·무선 통신시설 유지를 위한 수선은 ‘시설장비유지비’로 편성

 

간행물 등 구입비 또한 사업과의 연관성을 입증하기 어려운 항목입니다.

이 항목의 경우 사전에 정산 담당 회계사에게 어떠한 이유로 어떤 간행물을 구입할 것인지 이야기하고 확인하는 것을 추천합니다.

 

< 업무위탁대가 및 사례금 >

· 사업수행과 관련한 전문가 원고료, 번역료 및 자문료

· 사업 수행과 관련한 발표자료(PPT) 등 각종 문서작성용역 제공에 대한 대가

· 연구반, 위원회 등의 운영 수당

· 현상모집의 상금, 조직업무에 조력한 자에 대한 사례금

· 변호료ㆍ수임료 및 성공보수

· 속기ㆍ측량 등의 소규모 업무대행의 대가

· 대회 등 시상시 상품, 상금

· 회의 참석 사례비 및 안건 검토비

※ 해당기관에서 전문가 수당 등을 규정한 자체규정이 있는 경우 그에 따라 산정

 

업무위탁대가의 경우 기업에서 일반적으로 사용하지 않는 항목입니다.

특히, 용역비와의 구분이 어려울 수 있어, 사용 전 정산 담당 회계사에게 문의하는 것이 좋습니다.

사례금을 지급할 때는 적절한 규정에 따라 지급해야 하며, 지급 규정은 회사 내규에 따라도 무방하지만 공무원 규정을 참고하는 것이 좋습니다.

 

< 공고료 및 광고료 >

· TVㆍ신문ㆍ잡지 기타 간행물에 대한 공고 및 광고료

 

광고료의 경우 디지털매체에 대한 광고료 집행을 인정하지 않는 경우가 많기 때문에, 사용 전 기관 담당자와 미리 논의를 하는 것이 좋습니다.

 

< 각종 수수료 및 사용료 >

· 정산위탁수수료는 사업비 규모를 기준으로 표준수수료(부가가치세 포함)를 산정하되 참여 수행기관 수에 따라 가산한다.

· 정산위탁수수료는 협약기간 내에 사업비 규모의 변경 등 조정사유 발생시 변경할 수 있다.

[참여기관 수에 따른 가산금]

· 물품관리위탁수수료, 업무대행수수료

· 외국환 관리규정에 의한 외국환대체송금, 전송금, 우편송금수수료

· 등기 및 소송료(인지대 및 법정수수료) 등

· 검정료, 감정료, 시험료, 회계검사수수료

· 물품의 보관ㆍ운송료, 고속도로 통행료, 주차 및 차고료, 포장비, 상하차비, 선적ㆍ하역비

(※ 다만, 출장관련 통행료, 주차료 등은 국내여비로 편성)

· 용역 및 시설공사 등의 경쟁입찰을 위한 원가조사비 등

 

이 중 정산위탁수수료는 대부분의 사업에서 필수로 계상해야 하는 항목이기 때문에 기억해 두면 좋습니다.

 

< 교육훈련비 >

· 사업수행과 직접적인 관련이 있는 세미나, 컨퍼런스 참가 등록비 등 교육 훈련비

 

2. 공공요금 및 제세

공공요금 및 제세는 회선사용료, 운송요금, 서비스이용료 등 공공요금과, 법령 및 계약에 의해 부담하는 각종 부담금 등의 제세를 말합니다.

[공공요금]

 - 우편요금, 전신(전보)ㆍ전화요금, 모사전송기 등 회선 사용료

 - 철도화물 운송요금

 - 전기ㆍ가스료, 상ㆍ하수도료, 오물 수거료

 - 클라우드컴퓨팅서비스 이용료

[제세]

 - 법령에 의하여 지불ㆍ부담하는 제세(자동차세 포함) 및 국내 부담금, 협회비 기타 계약에 의하여 부담하는 각종 부담금

 - 소송사건에 있어 제공해야 할 공탁금과 국고체당금

 - 보험계약에 의한 각종 보험료

 

일반적으로 기업에서 잘 사용하지 않는 비목이지만, 클라우드컴퓨팅서비스 이용료, 즉 서버비로 사용되기도 합니다.

하지만, 서버비는 이후에 나올 ‘임차료’에 포함되는 경우도 있어 정산 담당 회계사에게 문의해 보시기 바랍니다.

 

3. 특근 매식비

특근 매식비는 사업 참여인력 중 특근자의 급식비를 일컫습니다.

특근자는 “정규근무시간 외 2시간 이상의 추가 근무를 제공한 자”로 규정하고 있습니다.

특근 매식비는 기획재정부 「예산안 편성 및 기금운용계획안 작성 세부지침」 단가(부가세를 포함하여 7,000원)를 초과하여 편성 불가하기 때문에 주의가 필요합니다.

 

4. 임차료

임차료의 산정 기준 및 세부 내용은 다음과 같습니다.

○ 중앙정부, 지방자치단체 등으로부터 인건비 및 경상운영경비를 100% 지원받는 기관 등은 현금 산정불가(단, 회의장 및 행사장, 장비 임차료 제외)

○ 해당사업에 대한 건물, 시설 등의 임차료 산정은 해당 기관의 전체 사업수익 중 해당사업이 차지하는 비중에 따라 산정(전체 사업수익을 알 수 없는 경우에는 전년도 결산수익으로 대체)하고 부지임차는 주변 지역의 토지 임차료율 등을 감안하여 적정 소요 계상

 - 다만, 기관 등의 자체기준이 있는 경우 해당 기준 적용 가능

○ 회의장·행사장 임차 및 창고 이용

 - 각종 교육·회의를 위한 회의장 및 행사장의 임차는 공공기관 시설을 최대한 활용하고, 호텔 등 호화로운 장소의 임차는 지양

 - 물건 보관을 위한 간단한 창고 이용료 산정

○ 버스·승용차 등의 차량임차

 - 자체 보유차량이 없거나 공동이용이 불가피한 경우에 계상

※ 업무용 택시 이용대가는 ‘일반수용비’에 계상

○ 전산장비 및 SW 임차

 - 전산장비는 「예산안 편성 및 기금운용계획안 작성 세부지침」‘정보화사업’ 부문의 항목별 지침에서 정한 임차료율 적용

 - ASP(Application Service Provider, 소프트웨어 임대서비스), 소프트웨어 라이센스 이용에 따른 임차료 산정

 

이 중 사업장의 임차료는 사업에 전직원이 포함되지 않으면 인정 받기 어려울 수 있습니다.

이는 사업 성격에 따라 달라지기 때문에 기관 담당자와 정산 담당 회계사에게 문의해 보시기 바랍니다.

 

5. 재료비

○ 사업용 시험연구, 실험ㆍ실습 등에 소요되는 소모성 재료비

○ 자산으로 등록하지 아니한 시제품, 시작품 제작 경비

○ 데이터셋, 가공대상 데이터 등

 

6. 시설장비 유지

○ 건물 및 건축설비, 공구, 기구, 기타 시설물의 유지관리비

○ 통신시설 및 장비 유지비

시설장비 유지비는 일반적으로 기업에서 사용하지 않는 항목입니다.

이 항목은 특정 시설장비에 대해 개별적으로 이루워지는 수리, 보수 등 용역에 대한 비용으로, 시설장비 일체에 대한 수개월 또는 1년 또는 그 이상의 장기간 지속 관리하는 용역에 대한 비용인 관리용역비와 구분하여 사용해야 합니다.

 

7. 복리후생비

○ 동호회ㆍ연구모임 지원경비

○ 의약품 구입비 및 맞춤형 복지제도 시행경비

○ 명절 선물비 및 기념일(창립, 근로자의 날) 선물(기념품) 구입비

○ 생일기념 소액 경비

이 항목 또한 사업과의 연관성을 입증하기 어려워 사용이 제한적인 항목입니다.

 

8. 일반 용역비

○ 업무추진 과정에서 전문성이 필요한 행사운영, 채용, 구매 등의 일반업무를 용역계약을 통해 대행시키는 비용

 - 행사 대행은 행사기획, 행사홍보물 제작 및 설치, 행사장 및 행사장비의 임차, 행사 전후 오찬 또는 만찬 등 행사의 전부 또는 일부를 외부 위탁함에 따른 제비용임

 - 다만, 행사 전후 오찬 또는 만찬만을 위탁하는 것은 적용대상에서 제외함

○ 정보통신전산시스템 공사 등 물품 구입과 함께 공사가 수반되는 경우의 공사비는 자산취득비와 분리하여 일반용역비로 계상

○ 민간위탁사업비, 정책연구비, 일반연구비, 관리용역비에 해당하지 아니하는 일반업무 용역비

 

일반 용역비를 사용할 경우 용역계획서를 제출해야 하는 경우가 일반적입니다.

기관 담당자와 사업에 따라 계약방법, 계약절차 등을 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 적용할 것을 요구하기도 합니다.

즉, 입찰 공고를 띄워 업체를 선정하라는 것인데 현실적으로 어렵기 때문에 비교견적서 등으로 갈음하기도 합니다.

용역 계획이 있다면 이 부분은 정산 담당 회계사에게 문의해 보시기 바랍니다.

 

9. 관리 용역비

○ 시설관리 또는 장비의 유지관리, 전산 운영 등 기관의 운영 과정 및 사업에 필요한 시설장비의 유지관리 업무를 용역 계약을 통해 외부에 대행시키는 비용

 

관리 용역비도 일반 용역비와 마찬가지로 계약방법, 계약절차 등을 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 적용할 것을 요구하기도 하기 때문에 정산 담당 회계사에게 문의해 보시기 바랍니다.

 

10. 기타 운영비

○ 참여인력이 속한 프로젝트부서에서 업무협의, 간담회 등을 운영하기 위해 소요되는 다과비, 회의비 등의 기본적인 운영을 위해 소요되는 경비

 

사업의 원활한 업무추진을 위하여 사업과 직접 관련된 운영비만을 제한적으로 인정하고 있습니다.

유의할 점은, 업무협의를 위한 인쇄물 비용은 ‘일반수용비’에 편성하여야 하며, 식대성 경비는 업무추진비에 포함되어야 합니다.

 

세목 별 정산 서류(예시)

운영비의 세목 별 정산 서류의 예시는 다음과 같습니다.

위 서류는 대표적인 서류를 예시로 든 것이고, 사용 성격에 따라 변경 및 추가될 수 있습니다.

보통 내부결재문서와 지출증빙서류를 기본으로 하여 용처의 특성에 따라 서류를 추가로 준비하게 됩니다.

 

불인정 사례

운영비의 불인정 사례는 그 유형이 너무 다양하기 때문에 회계 담당자가 아닌 이상 모든 것을 기억하기는 어렵습니다.

따라서 몇 가지 원칙을 기억하여 유의하고, 세부 내용은 이슈가 있을 때 찾아보거나 정산 담당자에게 문의하는 것이 좋습니다.

 

<사업비 사용 원칙>

1. 사업 목적과 관련된 비용만 사용한다.

2. 특정 인물에게 금전적 특혜를 부여하지 않는다.

3. 유흥경비는 사용할 수 없다.

4. 부정행위의 가능성이 있는 지출은 하지 않는다.

 

위 원칙으로 대부분의 오사용 건은 해결됩니다.

특히 2번과 4번 원칙에 대해 유의해야 합니다.

기업이 부정행위를 범하지 않았고 정당하게 사용했다고 하더라도, 제3자의 입장에서 보았을 때 부정행위의 가능성이 있다면 그에 대한 증빙은 까다로워지고 인정받지 못하는 경우가 많습니다.

예를 들어, 장기간에 걸쳐 특정인에게 자문료를 지급하고 있는 경우 해당 자문에 대한 내용과 일시, 계약 등이 명확해야 합니다. 또한, 이 경우 산정된 금액에 대한 검증도 추가로 이루어질 수 있습니다.

사업계획서에 기재되지 않았거나 기재되었더라도 사업의 목적과 부합하지 않는 대회 등에서 시상하는 경우에도 불인정 대상이 됩니다.

 

사업비의 정산이 복잡하고 까다롭지만 너무 걱정하지 않으셔도 됩니다.

기관 담당자 및 정산 담당 회계사와 투명하게 소통하고, 헷갈리는 건에 대해서는 미리 문의 후 사용한다면 불인정 항목을 최소화 할 수 있습니다.

또한, 불인정 받을 내역을 미리 파악하고 해당 비용을 원복해 놓는다면 사업 종류 후 환수 되어 사업비를 손해 보는 경우를 막을 수 있습니다.

 

오늘 글이 사업에 도움이 되기를 바라며, 웰로비즈를 통해 우리 기업에 꼭 필요한 정보와 정책을 추천받아 보세요!