[사업계획서] 사업비 산정 및 정산 - 여비/업무추진비/연구용역비/유형자산편
등록일2023-11-16
1. 여비
여비는 국내여비와 국외여비로 구분됩니다.
① 국내여비
국내여비는 출장지가 국내인 경우에 대한 세목으로, 자체 출장관련 규정을 적용할 수 있습니다.
자체 출장관련 규정이 없다면 공무원여비규정 기준단가를 준용하여야 합니다.
※ 공무원 여비 규정
유의할 점은 사업추진비 또는 특근매식비와 중복하여 지급할 수 없다는 점입니다.
또한 자체 출장관련 규정에 따라 실비를 지급할 수 있으나 과도한 지출 방지하고 내부 규정을 정상적으로 인정받으려면 여비 지급 규정을 상세히 구성하는 것이 좋습니다. 만약 내부 규정이 없다면 공무원 여비 규정을 차용하여 실정에 맞게 수정하여 규정을 만들 수 있습니다.
"사업 내용에 근거하여 출장 목적에 따라 출장지역ㆍ기간 및 인원을 합리적으로 운영하고, 유사 업무를 위한 중복출장 금지하며 인터넷 등 정보통신 수단 등을 통한 비대면 협의가 가능한 경우에는 출장 지양"한다는 단서조항이 있기 때문에 사업 내용에 부합하는 목적의 출장만 인정되며, 불필요한 출장은 최소화하는 것이 좋습니다.
② 국외여비
국외여비는 참여인력의 해외출장에 소요되는 비용 또는 외빈 초정에 대한 여비입니다. 국외여비도 국내여비와 마찬가지로 자체 출장관련 규정을 적용할 수 있으며, 자체 출장관련 규정이 없다면 공무원여비규정 기준단가를 준용하여야 합니다.
그 외 내용도 국내여비와 동일하지만 외빈 초청 또는 해외기관 방문에 따른 선물비, 환송·영 행사 경비 등은 업무추진비로 산정해야 합니다.
2. 업무추진비
업무추진비(또는 사업 추진비)는 식대성 경비와 기타 제 경비로 사용하는 비목입니다. 특별한 사정이 없는 한 회의 및 행사의 성격에 따라 예산 절감을 위하여 노력하여야 하고 최대한 효율적으로 운영함을 원칙으로 합니다.
[업무 추진비 종류]
① 회의비
② 세미나, 행사, 간담회 등
③ 외빈초청 경비, 해외출장 지원 경비, 사업추진을 위한 연회비 등
3. 연구용역비
연구용역비 또는 일반 연구비는 학술, 기술, 평가, 자문, 실태조사, SW개발(감리 포함) 등 지식기반의 업무에 대한 용역비용을 말합니다.
연구용역비와 일반 용역비는 상이하기 때문에 이를 구분하여 산정하셔야 합니다. 연구용역비의 산정 시 계약방법, 계약절차 등은 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」을 적용하고, 업무활용 가능성 및 과거 연구내용과 중복되거나 유사성 여부를 검토하여 산정하여야 합니다.
여기서, "계약방법, 계약절차 등은 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」을 적용"한다는 것은 업체 선정 시 입찰을 통하여 선정하여야 한다는 뜻입니다. 하지만 일반 기업의 경우 입찰을 통해 발주하기 제한적이라는 점과 사업수행을 원활히 하기 위한 목적 하에 입찰을 진행하지 않고 이에 준하는 체계와 공정성을 유지할 수 있는 방법으로 진행하고 서류를 갈음할 수 있습니다.
이 경우 기관 담당자와 정산 담당 회계사와 사전에 소통하셔야 합니다. 또한, 연구용역비는 일반용역비와 동일하게 용역계획서가 집행 전에 담당 기관으로부터 승인되어야 합니다.
4. 유형자산
유형자산(자산 취득비)은 비교적 장기간 사용할 수 있는 장비 및 사무집기류 등 '자산'으로 분류되는 물품의 구입 시 산정하는 비목입니다.
몇 가지 예시로는 다음과 같은 항목이 있습니다.
유형자산 종류
- 물건의 성질 및 형상이 변하지 않고 비교적 장기간 사용할 수 있는 기계기구(부속품 포함) 및 사무집기류 등- 정보시스템 구축에 필요한 전산자원(H/W, S/W, 네트워크 장비 등) 구입비
- 서류함, 책상, 의자, 파티션 등 사무용 집기류의 구입비
- 자산취득에 직접 소요되는 제세, 수수료 등 부대경비 ⭐
- 정보통신전산시스템 공사 등 물품 구입과 함께 공사가 수반되는 경우의 공사비는 자산취득비와 분리하여 일반용역비로 계상
- 자산으로 등록한 시제품, 시작품 제작 경비
여기서 눈여겨 볼 항목은 네번째 항목입니다. 자산의 가격 외에 운반비, 제세, 설치비 등 자산 취득에 제반되는 비용을 함께 산정해야 합니다.
비·세목별 정산 서류(예시)
위 비목들의 정산 서류의 예시는 다음과 같습니다.
위 서류는 대표적인 서류를 예시로 든 것이고, 사용 성격에 따라 변경 및 추가될 수 있습니다. 보통 내부결재문서와 지출증빙서류를 기본으로 하여 용처의 특성에 따라 서류를 추가로 준비하게 됩니다.
5. 불인정 사례
오늘 소개해 드린 비목들의 산정 및 증빙은 비교적 복잡하지 않습니다. 모든 비목은 기본적인 지출 방법을 준수한다면 크게 문제되지 않습니다. 다만, 용처 별로 증빙 내용 및 서류는 상이하기 때문에 필요한 서류를 확인하여 잘 갖추어 놓아야 합니다.
몇 가지 대표적인 불인정 사례를 소개해 드리겠습니다.
[주요 불인정 사례 및 집행 유의사항]
① 식대 중복 지급여비와 업무추진비의 경우, 신경쓰지 않는다면 식비에 대한 중복 지급이 종종 일어나게 됩니다. 예를 들어, 연봉 및 급여에 비과세 항목으로 이미 식대를 지급하였음에도 여비 또는 업무추진비에 '점심식대'를 제공한 경우, 중복 지급으로 분류될 수 있습니다. 마찬가지로 업무추진비로 식대성 경비를 지급하고 동일한 비용에 대해 여비로 지출하는 경우도 종종 발생할 수 있으니 정산 시 유의하여야 합니다.
② 주류 등 유흥경비의 포함
식대성 경비 중 주류 등 유흥경비가 포함되어 있는 회의비는 인정 받을 수 없습니다. 영수증을 꼭 확인하여 주류 등의 항목이 포함되어 있는지 확인해야 합니다.
③ 한도를 초과한 집행 금액
업무추진비의 식대성 경비는 인당 3만 원을 초과할 수 없습니다. 또한, 업무추진비로 50만 원 이상을 집행할 경우 꼭 참석자 명부에 서명을 받아 작성해야 합니다. 단, 최근 청탁금지법 개정으로 최대 5만 원까지 인정되는 경우가 많아졌습니다. 단, 사업별 전담기관 지침에 따라 한도가 다를 수 있으므로 반드시 사전에 확인하세요.
④ 사업계획서에 명시되지 않은 자산의 취득
사업계획서에 구체적으로 명시되지 않은 장비, 가구, 가전 등을 구입한 경우 불인정 됩니다. 만약 사업수행 중간에 계획되지 않은 자산을 취득해야하면 사업계획서를 변경하여 담당 기관에 알려야합니다. 일반적으로 단순 사업내용변경은 '통보' 건으로 공문과 함께 변경사업계획서 및 기타서류를 제출하고 집행하면 되고, 사업내용이 크게 변경되거나 사업비를 수정해야하면 '승인' 건으로 분류되어 기관의 승인을 기다려야 합니다.
여기까지 사업비 산정과 정산의 모든 것에 대하여 알아 보았습니다. 내용이 길고 많지만 소중한 사업비를 지키기 위해 꼭 숙지해야 합니다.
특히 사업비는 일반적인 기업 내부 관리 규정과 상이한 경우가 있기 때문에 사내에 회계 담당 직원이 있더라도 담당자가 내용을 숙지할 수 있도록 하여야 합니다.
또한, 기관과 담당자에 따라서 인정 범위가 크게 상이하기 때문에, 최종 정산 전에 꼭 담당 기관과 정산 담당 회계사 모두에게 지출 건에 대한 협의를 마쳐 놓아야 합니다. 사업이 끝나고 최종 정산에 들어가면 불인정 항목에 대하여 환수하는 수 밖에 없지만, 그 전에 확인할 수 있다면 불인정 항목을 복원하고 복원된 금액을 다른 비목으로 전용하여 사업 기간 내에 사용할 수 있습니다.
마지막으로 사업비 불인정 사례 중 대표적인 사례 소개하며 마무리 하겠습니다. 일반적인 내용이지만 빈번하게 발생하는 사례이기 때문에 꼭 한 번 읽어 보시기 바랍니다.
[사업비 불인정 대표 사례]
- 협약기간 이전 또는 이후에 집행한 금액(협약기간내에 지출원인행위가 이뤄진 경우 재화의 납품, 용역의 제공, 서비스의 공급이 협약기간 내에 완료되어야 함)
- 사업 목적과 관련이 없거나 사업 관련성을 증명하지 못하는 집행 금액
- 사업비카드 또는 계좌이체로 집행하지 않는 금액
* 다만, 소속기관 법인카드로 사용하여 소명자료를 제출한 경우 제외
- 지출 승인을 받지 않고 집행하였거나 사업비 산정기준 및 범위를 초과하여 사용한 금액
- 건전한 사회통념에 반하는 업종(유흥, 위생, 레저, 사행 등)에서 사용한 금액이거나 심야시간(23:00~06:00)에 사용한 금액
- 회의비 집행한도 등을 초과하여 동일거래에서 분할결제로 사용한 금액
- 환급받을수있는 관세, 부가세 등을 집행금액에 포함시킨 경우 해당 금액
- 사업계획서에 구체적으로 명시되지 않은 자기거래 또는 기관 소속 인력과의 거래(현물 제외)
- 사업자등록번호가 다른 동일한 법인의 사업장간에 사업비를 집행한 경우 해당 금액
- 전담기관 또는 사업수행기관이 발행주식총수 또는 출자총액의 30% 이상을 출자한 기관에 사업비를 집행하거나, 전담기관 또는 사업수행기관의 임직원이 임원인 기관에 사업비를 집행한 경우 등 인적‧물적 구분이 명확하지 않은 기관 간 사업비 집행을 한 경우 해당 금액
- 정산관련 증빙서류 제출요청에 불응한 경우 해당 금액
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